Comment soumettre des rapports quadriennaux

1. Qui doit soumettre un rapport quadriennal?

Seules les ONG dotées du statut consultatif général ou spécial doivent soumettre des rapports quadriennaux. Les organisations dotées du statut consultatif dit "Roster" n’ont pas à soumettre ce rapport. La liste des organisations et leurs statuts correspondants est disponible sur notre site internet : www.un.org/ecosoc/ngo.

2. Quand le soumettre?

Les rapports quadriennaux doivent être soumis selon les dates figurant sur le calendrier ci-dessous:

Le cycle commence l’année d’obtention du statut. En cas de reclassification de la catégorie de statut "roster" à la catégorie de statut spécial, ou de statut spécial à général, l’année de reclassification marque le début du nouveau cycle de 4 ans.

Les rapports doivent être soumis au plus tard le 1er juin de l’année suivant l’année de fin de cycle. De ce fait, un rapport quadriennal couvrant les années 2012-2015 devrait être soumis au plus tard le 1er juin 2016.

3. Pour commencer

Utilisez l’identifiant et le mot de passe de votre organisation pour vous connecter aux nombreuses applications sur notre site internet : www.un.org/ecosoc/ngo. L’identifiant ainsi que le mot de passe sont tous deux fournis dans une lettre adressée à votre organisation par la branche des ONG, Bureau de l'appui au Conseil et de la coordination du Département des affaires économiques et sociales (DESA). En vous connectant à notre système, vous serez également en mesure de faire les choses suivantes:

• Mettre à jour les coordonnées de votre organisation;
• Suivre les informations sur les conférences et évènements à venir, organisés par les Nations Unies, auxquels vous avez accès;
• Vous préinscrire à de nombreuses Commissions fonctionnelles d’ECOSOC;

• Chercher d’autres organisations dont les buts sont similaires à ceux de la vôtre.

  Vous trouverez ci-dessous les instructions pour soumettre votre rapport :

• Rendez-vous sur le site internet https://ecosoc.un.org/fr/ngo.
• Cliquez sur le lien "login for the ICSO database"
• Utilisez les identifiant et mot de passe de votre organisation pour vous connecter au profil de votre organisation
• Cliquez sur l’onglet "Consultative Status", puis veuillez sélectionner "Quadriennal reports" dans le menu déroulant
• Cette page vous donne accès à tous les rapports quadriennaux précédemment transmis et vous renseigne sur les prochains rapports à soumettre

• Pour soumettre un nouveau rapport, cliquez sur "Submit Report". Un écran apparaîtra avec huit champs de texte que vous aurez à remplir. Complétez l’intégralité des champs de texte afin de terminer le rapport.

  N.B. L’ensemble de votre rapport ne doit pas excéder plus de 700 mots. Si votre rapport excède la limite de 700 mots, la version finale qui sera générée pour examen par le Comité comprendra seulement les 700 premiers mots, afin de se conformer aux limitations imposées aux documents officiels du Comité.

  Le rapport doit être complété soit en anglais, soit en français.

  Les champs de texte à compléter sont les suivants:

• Champ 1 - Une brève introduction de votre organisation;
• Champ 2 - Les objectifs et la finalité de votre organisation;
• Champ 3 - Tout changement ayant eu un impact significatif sur le travail de votre organisation;
• Champ 4 - La contribution de votre organisation aux travaux de l’ONU;
• Champ 5 - La participation de votre organisation aux conférences des Nations Unies;
• Champ 6 - La coopération de votre organisation avec les différents organes des Nations Unies;
• Champ 7 - Les initiatives prises par votre organisation en vue d’atteindre les objectifs du millénaire pour le développement;

• Champ 8 - Toute information supplémentaire pertinente que vous voudriez partager avec le Comité.

  Une fois les champs de texte dument complétés, votre rapport sera prêt pour sa transmission au Comité des ONG. Au champ 3, si vos arrêtés, votre constitution, votre enregistrement, vos affiliations, vos objectifs et votre objet social, etc. n’ont subis aucun changement, veuillez apposer "aucun".

4. Effectuer votre rapport

Les informations doivent être entrées en texte courant. Les informations présentées sur des supports numériques, des tableaux, des cadres ou graphiques ne peuvent pas être analysées. Par ailleurs, merci de ne pas attacher de pièces jointes, ni d’annexes. Elles ne seront pas prises en compte par le Comité.

Encadré 1 - Introduction

Une brève introduction devrait inclure des informations sur le domaine de travail de votre organisation, les buts qu’elle poursuit et sa couverture géographique.

Encadré 2 - Buts et finalités de l’organisation et son plan d’action

Décrivez brièvement les buts et finalités de l’organisation et les méthodes employées pour les atteindre, ainsi que ses principales activités.

Encadré 3 – Tout changement qui aurait eu un impact significatif

Enumérez ici tout changement relatif à l’orientation, au programme, ou à la portée du travail de votre organisation. Ces changements doivent inclure :

• Un amendement de la Constitution ou des arrêtés ;
• Un changement de nom ;
• Une augmentation ou modification significative dans la distribution géographique de la communauté de membres ou fondations ;
• Toute nouvelle affiliation organisationnelle ou fusion ayant des implications programmatiques, légales ou autres ;

• Un besoin de reclassification du statut consultatif auprès du Conseil économique et social.

  En revanche, nul besoin d’énumérer les changements administratifs résultant d’un processus d’élection interne. S’il n’y a pas eu de changements significatifs, veuillez indiquer "Aucun".

  Encadré 4 - Contribution aux travaux des Nations Unies

  Les ONG dotées du statut consultatif doivent entreprendre des activités permettant l’accomplissement du plan de développement de l’ECOSOC et naturellement de celui des Nations Unies. Par conséquent, votre rapport devrait énumérer vos activités et principaux projets entrepris, ayant contribué à l’élaboration de ce plan de développement et ce, durant les 4 dernières années.

  Encadré 5 - La participation au forum des Nations Unies

  Les ONG sont invitées à prendre part au forum intergouvernemental approprié afin que leur contribution puisse bénéficier aux travaux du Conseil et en conséquence à celui des Nations Unies. La participation aux travaux du Conseil et de ses organes subsidiaires pourrait comprendre entre autres: des contributions aux différentes réunions ainsi qu’aux documents et rapports qui en découlent ; des bilans écrits et oraux ; des propositions de projets de développement ; l’organisation de réunions ou d’évènements parallèles entre ONG.

  Veillez à être précis lors de l’énumération de vos activités. Chaque référence à une conférence ou réunion organisée par l’ONG, ou à laquelle elle a assisté, devrait comprendre : le nom officiel de la réunion ou conférence (sans acronyme ni abréviation) ; le service des Nations Unies en charge de l’organisation de l’évènement ; le lieu de la rencontre (Ville, Pays) ; ainsi que la date exacte de la réunion. Merci d’indiquer la nature de votre participation et le titre ou thème de tout document, contribution ou lettre présenté par votre organisation a l’évènement.

  Par exemple :

  "Les représentants ont assisté à la 61ème session du Comité sur les droits de l’enfant (CRC), sous l’égide du bureau du Haut-Commissaire pour les droits de l’Homme (OHCHR) aux Nations Unies, pour l’analyse des 3ème et 4ème rapports du Canada depuis la Convention sur les droits de l’enfant , Genève, Suisse, 26-27 Septembre 2012."

  Encadré 6 - La coopération avec les organes des Nations Unies

  La coopération avec les organes des Nations Unies ou institutions spécialisées, au siège ou sur le terrain, peut requérir : la préparation de, ou contribution à des études ou recherches ; l’élaboration et l’organisation conjointe de réunions ; la contribution à des activités humanitaires ou à des projets opérationnels ; l’assistance financière donnée ou reçue par les Nations Unies. Par exemple :

  "La mise en œuvre d’un projet en collaboration avec la Fondation pour les enfants (UNICEF) afin de créer des lieux et situations de rassemblement, promouvant l’éducation secondaire au Pérou, en Bolivie et au Paraguay, 2006-2007."

  Ou,

  "Signature d’un mémoire de compréhension avec le programme des Nations Unies pour l’environnement (UNEP) afin d’accroître la gouvernance environnementale en Afrique, à travers le renforcement des capacités des agences en charge de l’application de la loi, en 2012."

  Encadré 7 - Initiatives prises en soutien des OMD

  Veuillez énumérer dans cette section toutes les initiatives prises par votre organisation en soutien d’objectifs de développement internationalement convenus, en particulier les Objectifs du Millénaire pour le Développement, qui forment la base du programme de paix et de développement des Nations Unies. (Pour de plus amples renseignements sur les OMD, veuillez vous rendre sur : www.un.org/millenniumgoals).

  Par exemple :

  "L’ONG a contribué aux objectifs du millénaire pour le développement 4 et 5 à Madagascar, au Benin et en Gambie, en fournissant des soins alimentaires à 162,079 enfants, et un suivi prénatal à 7950 femmes enceintes pendant la période considérée."

  Vous pouvez aussi énumérer vos activités en soutien à des principes plus généraux tels que :

  "L’organisation a observé la Journée Mondiale de la lutte contre le SIDA, comme chaque année, le 1er décembre. Elle a également commémoré la Journée Mondiale de la lutte contre le SIDA en 2009 à la Cathédrale St. John the Divine à New York, où des milliers de personnes se sont rassemblées. L’évènement a été largement diffusé à travers le site de la Fondation Kaiser."

  Si votre organisation n’a pas entrepris d’activités spécifiques, vous pourriez affirmer par exemple :

  "Les activités de notre organisation ne se sont pas focalisées sur l’accomplissement des Objectifs du Millénaire pour le Développement, mais plutôt sur le soutien au programme de développement plus général à travers la sensibilisation, la mobilisation et la promotion."

  Encadré 8 - Information complémentaire

  Veuillez insérer ici toute information complémentaire que vous voudriez partager avec le Comité des ONG. Vous pouvez laisser cette case vide si vous n’avez rien de pertinent à communiquer.

5. Les lignes directrices éditoriales

Les rapports quadriennaux doivent respecter une règlementation stricte en matière de rédaction, avant qu’il ne soit considéré prêt pour la transmission au Comité. Si un rapport n’est pas rédigé correctement, et ne suit pas le bon format, style, et contenu, il se peut qu’il soit refusé.

En matière de style, veuillez suivre les points suivants :

• Le rapport doit être rédigé à la 3e personne. Par exemple, utilisez des phrases telles que "L’organisation a assisté… " et non pas "J’ai assisté…". Merci d’éviter l’usage de noms propres et de titres de personnes travaillant au sein de votre organisation.
• Les références aux documents et publications des Nations Unies devraient comprendre tant les titres que les symboles pertinents. Les citations devraient être référencées.
• Les abréviations ou acronymes (mot formé d'initiales ou de syllabes de plusieurs mots : un sigle, mais prononcé comme un mot ordinaire, ex : UNESCO) doivent toujours être écrit dans leur totalité. Comme la pratique nous le montre, le nom ou titre doit toujours figurer dans son intégralité suivi de l’acronyme entre parenthèses lors de sa première occurrence dans un texte.
• La formule "United Nations" ne devrait pas être abréviée en anglais. La forme "ONU" est acceptable en français.

• Dans le style des Nations Unies, les abréviations et acronymes sont écrits sans espaces. Par exemple, PNUD, et non P.N.U.D.

  N’utilisez pas d’acronymes dans les cas suivants. Écrivez-les toujours en entier ::

• Les principaux organes et bureaux des Nations Unies : l’Assemblée Générale ; le Conseil de Sécurité ; le Conseil Economique et Social ; le Bureau des Nations Unies a Genève/Vienne/Nairobi ;
• Titres de Hauts représentants et responsables : le Secrétaire général, le Sous-secrétaire général, le Représentant Spécial du Secrétaire général ;
• Les Conventions, traités, plans et programmes d’action ;
• Les Fondations, programmes et agences ;
• Noms d’Etats-membres ;
• L’Organisation Mondiale du Tourisme (World Tourism Organization) et l’Organisation Mondiale du Commerce (World Trade Organization) afin d’éviter la confusion en anglais (mais Centre international du Commerce UNCTAD/WTO) ;
• La Cour Pénale internationale (International Criminal Court en anglais) afin d’éviter une confusion avec d’autres organisations telle que la Chambre de Commerce Internationale (International Chamber of Commerce) ;
• La Cour internationale de Justice, le Tribunal International pour l’ex-Yougoslavie, le Tribunal Criminel pour le Rwanda, entre autres ;
• Forces militaires ou policière, termes militaires, tel que ZSA : Zone de Sécurité Aérienne ;

• Titres flous ou noms mentionnés une ou deux fois uniquement sur un document.

  Si vous faites usage d’un acronyme, faites-le en français. Votre rapport devrait être écrit en une seule langue.

  Noms d’Etats-membres et terminologie correcte de référence à certains territoires :

  Il est important que tous les documents soient rédigés en accord avec la terminologie des Nations Unies dans le respect des noms des Etats-membres et territoires.

  Veuillez considérer la terminologie correcte pour les pays et territoires suivants:

• République Bolivarienne du Venezuela [Venezuela];
• Bosnie Herzégovine ;
• Etat de Brunei Darussalam ;
• République populaire démocratique de Corée [Corée du Nord] ;
• République démocratique du Congo [RDC ou DRC] * ;
• Hong Kong, Région administrative spéciale de la République Populaire de Chine [Hong Kong] * ;
• République Islamique d’Iran [Iran] ;
• Kosovo (devrait être référencé tel un territoire, non un Etat) ** ;
• La République démocratique populaire du Laos ;
• Lybie ;
• Macao, Région administrative spéciale de la République Populaire de Chine* ;
• Myanmar, [Burma, ou Birmanie] ;
• Golan Syrien Occupé ** ;
• La République de Tchétchénie de la Fédération Russe [Tchétchénie] ;
• La République du Congo [Congo Brazzaville ou Congo] ;
• La République de Corée [Corée du Sud] ;
• Le Sud-Soudan ;
• L’Etat de Jammu et Cashmere, Jammu et Cashmere, ou Cashmere ;
• L’Etat de Palestine (Territoires palestiniens occupés, incluant Jérusalem Est ou Palestine en référencé à l’emplacement géographique des territoires palestiniens) **;
• Le Soudan (République du Soudan, lorsque l’on se réfère au Nord) ;
• La République arabe syrienne ;
• Taiwan, province de Chine ;
• L’Ancienne république Yougoslave de Macédoine [FYROM] ;
• Tibet, région autonome de Chine ;

• Le Royaume-Uni de Grande Bretagne et d’Irlande du Nord ;

  N.B: * La version courte est également acceptée. ** Territoires

  Pour de plus amples informations, veuillez visiter le site web suivant : http://unterm.un.org or http://www.un.org/fr/members/.

  La liste ci-dessus est une référence type pour trouver les termes les plus fréquemment employés, mais ne devrait pas être considérée comme une liste exhaustive de tous les lieux géographiques ou territoires. Il faudrait vérifier l’information la plus récente dans la base de données des terminologies.

  Les Titres courts : un titre court peut être utilisé pour remplacer un nom ou un titre mentionné à plusieurs reprises dans le texte. Si tant est que le nom complet apparaisse lors de sa 1e occurrence, il n’y a pas d’ambiguïtés : L’Assemblée (L’Assemblée générale des Nations Unies) ; Le Conseil (Conseil économique et social des Nations Unies) ; Le Comité (Le Comité des organisations non-gouvernementales) ; Le Royaume-Uni (Le Royaume Uni de Grande Bretagne et d’Irlande du Nord), Les États-Unis (Les Etats-Unis d’Amérique).

  Les dates: le jour devrait toujours être suivi par le mois et l’année tel que : 21 Avril 2004. Les mois doivent être écrits en entier, ils ne doivent pas être abréviés.

6. Enregistrer et finaliser votre rapport

Une fois le formulaire en ligne complété et terminé, vous pouvez le sauvegarder en cliquant sur le bouton "save" ou "enregistrer" en bas de page. Une fois la sauvegarde effectuée, veuillez cliquer sur "submit" ou "soumettre". Si vous n’appuyez pas sur "soumettre", votre rapport ne nous parviendra pas.

Une fois que vous aurez transféré le rapport, vous recevrez une réponse automatique, accusant réception du rapport.

Notre personnel analysera votre rapport avant de décider de son envoi au Comité. Si nous avons des questions ou préoccupations à propos de votre rapport, nous vous contacterons. Normalement, votre rapport devrait être analysé par le Comité des ONG pendant l’une de ses deux sessions annuelles, en janvier et mai de chaque année. Enfin, pour vérifier le statut de votre rapport quadriennal, connectez-vous à l’interface de notre site web à l’aide de vos identifiants.