Demande de badges d’accès aux Nations Unies

VEUILLEZ NOTER QUE LA PROCÉDURE D'OBTENTION DES BADGES D'ACCÈS EST DISTINCTE DANS CHAQUE SIÈGE DES NATIONS UNIES. PAR CONSÉQUENT, LES BADGES ÉMIS DANS UN SIÈGE NE PEUVENT PAS ÊTRE UTILISÉS AILLEURS.

Les ONG disposant du statut consultatif auprès de l'ECOSOC peuvent désigner des représentants afin d'obtenir des badges d'accès au siège des Nations Unies, valables jusqu'au 31 décembre de chaque année. Pour toute question, veuillez utiliser le système ‘ICSO', accessible par ce lien. Merci de ne pas contacter le Chef du Service des ONG ou tout autre membre de ce Service par téléphone ou en utilisant une adresse électronique (courriel) personnelle.

 

La procédure décrite ci-dessous est valable SEULEMENT pour les badges d'accès dans le siège des Nations Unies à New York.

Pour les demandes de badges d'accès aux Nations Unies à GENEVE, cliquez ici.

Pour les demandes de badges d'accès aux Nations Unies à VIENNE, cliquez ici.

Toute demande de badge d'accès au Siège de l'ONU à New York doit suivre la procédure présentée ci-dessous. Veuillez la lire attentivement.

Pour qu'une demande de badge d'accès soit examinée, le Président/Directeur général de l'organisation doit avoir été préalablement nommé dans la base de données. La demande annuelle de badge d'accès du Président/Directeur Général de l'organisation doit impérativement s'accompagner d'une lettre (cliquez ici pour voir un exemple). Les demandes de badges d'accès concernant d'autres représentants de l'organisation ne seront examinées qu'après approbation de celle du Président/Directeur Général.

En plus du Président/Directeur Général, chaque ONG peut obtenir un maximum de 2 badges d'accès pour ses représentants à New York, portant ainsi le nombre total de badges à 3 par organisation (limite fixée jusqu'à nouvel ordre).

Tout manquement à la procédure décrite ci-dessous et au plafond du nombre de représentants autorisés entrainera l'annulation de la demande.

Le Président/Directeur général est appelé à attester par le biais d'une lettre officielle (voir point # 1 ci-dessous) du fait que lui-même et chacun des représentants désignés par l'organisation se sont conformés aux exigences vaccinales obligatoires, après vérification du schéma vaccinal de chacun, et respecteront pleinement les mesures impératives d'atténuation des risques mises en place au Siège de l'ONU. On entend par ‘exigence vaccinale obligatoire' la réalisation d'un cycle complet de vaccination contre la COVID 19 reconnue par l'Organisation Mondiale de la Santé (OMS) ou par une autorité sanitaire nationale (y compris le nombre de doses de vaccin devant être administrées), et attestée officiellement par un organisme compétent.

Toute nouvelle demande ou tout changement de représentant (dans la limite des trois badges autorisés par organisation) doit s'accompagner également de l'attestation par le Président/Directeur général du respect de l'exigence vaccinale obligatoire et des mesures impératives d'atténuation des risques mises en place au Siège de l'ONU, de façon à s'assurer tout au long de l'année de la validité des attestations fournies.

Tout badge d'accès expiré ou inutilisé doit être remis au Bureau des cartes d'identité ONU (United Nations Pass/ID Office) afin d'être désactivé.

Lorsqu'ils ont accès aux bâtiments des Nations Unies, les représentants doivent respecter scrupuleusement les mesures impératives d'atténuation des risques mises en place aux Nations Unies, y compris la distanciation physique et le port du masque à tout moment, y compris dans les couloirs, ascenseurs et toilettes et dans tous les espaces publics, ainsi que lors de la participation aux réunions et évènements. Il n'est possible de se restaurer (consommation de nourriture et de boissons) que dans les lieux (‘cafés') prévus à cet effet. Ces mesures font l'objet d'un examen constant et peuvent être mises à jour à tout moment en fonction de la situation sanitaire et des exigences et orientations édictées par l'état hôte.

Tous les représentants doivent être prêts à montrer une preuve de vaccination, si un membre du personnel des Nations Unies le leur demande, y compris pour accéder aux lieux de restauration au sein du complexe de l'ONU.

Les organisations ont le choix de demander des badges annuels OU temporaires pour les deux représentants désignés en sus du Président/Directeur général. Les badges annuels sont valables jusqu'au 31 décembre 2022 ; les badges temporaires le sont pour une durée allant d'un jour à 3 mois.

Toutes les demandes doivent être faites en ligne selon la procédure indiquée ci-dessous. Les demandes effectuées par fax, courriel ou lettre papier ne seront pas prises en compte.

Pour toute demande de badge d'accès annuel ou temporaire, chaque représentant doit disposer des 3 documents suivants:

  1. Une lettre officielle de demande de badge d'accès, signée par le Président/Directeur général et comprenant l'entête de l'organisation(cliquez ici pour voir un exemple), ainsi que les dispositions susmentionnées relative à l'état vaccinal. Le Président/Directeur général doit être la même personne que celle indiquée dans la base de données. Cette lettre doit être adressée en pièce jointe à un courriel envoyé par le biais de la messagerie électronique: https://esango.un.org/civilsociety/displayCorrespondence.do?method=addPublicMessage 
    Le Président/Directeur Général peut désigner deux représentants au maximum, en sus de sa personne, en combinant badges annuels ou temporaires s'il le souhaite. Les badges annuels sont valables pour l'année civile 2022 uniquement, jusqu'au 31 décembre ; les badges temporaires le sont pour une durée allant d'un jour à 3 mois au cours de l'année civile 2022. Les demandes de badges pour des périodes allant au-delà de l'année 2022 ne seront pas approuvées.
  2. Un formulaire de sécurité, montrant que l'ONG a préalablement enregistré ses informations en ligne (voir ci-dessous les 4 étapes pour la pré-inscription en ligne).
  3. Une pièce d'identité en cours de validité, comprenant une photo et émis par une entité gouvernementale (passeport, permis de conduire.. etc.).

Réserve: 
Pour toute réunion ou évènement officiel nécessitant une pré-inscription, les ONG se verront remettre des badges/tickets d'accès spéciaux par l'entité organisant l'évènement. Pour chaque évènement, veuillez lire attentivement les conditions et modalités de participation sur le site web de l'organisateur.

Les 4 étapes de la pré-inscription pour une demande de badges d'accès

  1. Connexion et vérification 
    Connectez-vous pour accéder à votre profil, en utilisant l'identifiant et le mot de passe qui ont été attribués à votre organisation. Une fois sur votre profil, cliquez sur l'onglet "Consultative Status". Dans le menu déroulant, sélectionnez "Designation" puis "New York". Cette page affichera la liste des représentants actuels de votre organisation.
  2. Renouveler ou ajouter des représentants 
    Pour renouveler les badges d'accès des représentants existants, sélectionnez "Copy" à côté du nom du/des représentant(s), mettez à jour les informations et cliquez sur "Submit". Pour ajouter un représentant, sélectionnez "New Designation", insérez les informations dans les champs requis, puis cliquez sur "Submit". Assurez-vous d'indiquer la durée du badge d'accès (jusqu'au 31 décembre de l'année courante pour le badge d'accès annuel, ou pour une durée spécifique de trois mois maximum pour les badges d'accès temporaires).
  3. Attendre la confirmation par courriel 
    Du fait du grand nombre de demandes reçues et des nouvelles exigences liées à la situation sanitaire, l'examen de chaque demande prendra plus de temps que précédemment. Une notification indiquant les instructions pour l'impression du formulaire de sécurité sera envoyée à l'adresse courriel inscrite dans votre profil.
  4. Récupérer votre badge d'accès 
    Une fois que vous aurez reçu le courriel de confirmation, veuillez lire attentivement les instructions. Pour récupérer votre badge d'accès, imprimez le formulaire de sécurité en cliquant sur l'icône "print" à côté de votre nom, ainsi que la lettre du Président de votre organisation et une pièce d'identité en cours de validité avec photo. Apportez ces documents au Bureau des cartes d'identité ONU du Service de la sécurité et de la sûreté, situé au 320 East 45th Street, New York, NY 10017. Les bureaux sont situés au rez-de-chaussée, et ouverts de 9h à 16h du lundi au vendredi. Les badges d'accès ne pourront être émis si les représentants se présentent au Bureau des cartes d'identité ONU sans le formulaire de sécurité imprimé et une pièce d'identité en cours de validité. Les modalités de collecte des badges peuvent changer en fonction de la situation sanitaire à New York et des dispositifs pratiques adoptés en conséquence par les Nations Unies.